Rapi dan Teliti Cermin Karakter Diri: Pentingnya Menata Arsip Kuliah dan Organisasi

Oleh: Dadan Adi Kurniawan
Staff Pengajar di Program Studi Pendidikan Sejarah Universitas Sebelas Maret, Surakarta
Email: dadan.adikurniawan@staff.uns.ac.id

Pendahuluan

Pengarsipan (seni menata arsip) merupakan hal yang seringkali diabaikan karena dianggap tak terlalu penting. Tidak sedikit mahasiswa dan juga dosen terbilang “asal-asalan” dalam menata berbagai file atau berkas selama kuliah atau menjadi dosen. Berbagai file atau berkas penting asal disimpan begitu saja. Alhasil, seseorang sering “kelimpungan” karena berkas yang dicari sulit ditemukan bahkan hilang saat dibutuhkan. Ini bermula gara-gara tidak adanya sistem pengarsipan yang rapi dan tertata.

Tak hanya di level individu, dalam konteks unit/organisasi juga banyak ditemui “organisasi kampus” yang sering mengabaikan masalah pengarsipan. Akibatnya pewarisan tata kelola arsip organisasi dari kepemimpinan satu ke kepemimpinan selanjutnya menjadi kurang tertata bahkan saling berlempar tangan. Sebagai contoh adik tingkat yang kesulitan mendapatkan contoh berkas surat permohonan kegiatan, adik tingkat yang kesulitan mendapatkan contoh proposal kegiatan tahun sebelumnya, adik tingkat yang kesulitan mendapatkan contoh-contoh SPJ dan LPJ kegiatan-kegiatan periode sebelumnya. Alasannya klasik, ada yang karena laptopnya rusak, filenya hilang, atau kakak tingkatnya sulit dihubungi (ganti nomor). Ini mengindikasikan buruknya pengarsipan di lingkungan sebagian unit/organisasi kampus. Padahal jika tiap periode kepemimpinan memiliki sistem pengarsipan yang baik, akan memudahkan penggunaannya di periode kepemimpinan-kepemimpinan berikutnya.

Kemampuan menata berbagai berkas selama kuliah atau berorganisasi mencerminkan seberapa jauh seseorang memiliki pengetahuan, pemahaman, dan kesadaran akan pentingnya arsip di masa kini dan masa depan. Selain itu, kemampuan menata sistem pengarsipan juga mencerminkan “karakter” seseorang apakah tipikal rapi, teliti, tertata dan disiplin, atau justru sembarangan dan masa bodoh.

Keberadaan arsip kuliah dan organisasi merupakan salah satu “harta karun” yang ke depannya akan tetap dibutuhkan, entah sebagai instrumen romantisme-nostalgia, sebagai alat bukti, sebagai syarat mengurus sesuatu, atau kepentingan lainnya. Ada orang yang telah puluhan tahun lulus kuliah tetapi arsipnya masih lengkap dan rapi. Itu menunjukkan bahwa orang tersebut visioner dan memiliki cara berfikir panjang. Ia paham bahwa cara menghargai masa depan yakni dengan merawat masa lalu. Masa lalu adalah cermin refleksi untuk masa kini dan masa depan. Untuk itu, mari kita sama-sama belajar bagaimana seni menata arsip kuliah dan organisasi sebaik mungkin.

Seni Menata Arsip

A. Merapikan Arsip Fisik

Tidak semua berkas yang berkaitan dengan keperluan kuliah berwujud “file (digital)”, melainkan juga berwujud “berkas fisik” (cetak) seperti hasil print out atau fotocopy. Untuk itu selain menyiapkan laptop, mahasiswa juga perlu menyiapkan tempat-tempat (sarana) untuk menaruh dan menyimpan berkas-perkas fisik selama kuliah.

1. Menyediakan Rak

Setiap mahasiswa idealnya memilik rak untuk menyimpan buku, majalah, laporan, makalah, paper, piagam, vendel, dan berbakai berkas berat lainnya. Tidak perlu membeli rak besar berharga mahal, melainkan rak-rak ukuran sedang yang harganya relatif terjangkau. Rak-rak sedang ini cukup untuk menaruh sekitar 20-50 buku. Keberadaan rak akan membuat tumpukan buku dan berbagai berkas menjadi lebih rapi, indah dipandang dan mudah dicari.

2. Menyediakan Box File

Mahasiswa juga perlu Box File (atau semacamnya) untuk menyimpan berkas-berkas ringan seperti berkas KRS-KHS tiap semester, map-map lembar pengesahan, surat perjanjian, surat izin penelitian, surat permohonan, sertifikat-sertifikat, dan lain sejenisnya.

B. Merapikan Arsip Digital

Di era online dan serba digital dewasa ini, keberadaan Laptop (beserta perlengkapannya seperti Flashdisk, SSD, HDD dan Drive) sangat diperlukan. Selain untuk mengerjakan dan alat bantu untuk perform di depan (presentasi), keberadaan Laptop juga sangat penting untuk urusan “menyimpan” berbagai file/berkas digital selama kuliah.

Bagaimana cara menata berkas/arsip kuliah di Laptop? Tahap paling pertama adalah membuat FOLDER-FOLDER (Kamar-Kamar Utama). Tiap Folder masih bisa diisi Folder-Folder (sub folder). Folder-Folder ini biasanya disimpan di D agar lebih aman. Pertanyaannya, FOLDER apa saja yang perlu dibuat oleh mahasiswa?

Folder Mata Kuliah
Folder Magang (PLP/Lainnya)
Folder KKN
Folder Karya Tulis (jika pernah membuat karya tulis)
Folder Organisasi (jika ikut organisasi)
Folder Skripsi
Folder Foto-Foto
Folder Musik dan Film
Folder KRS, KHS dan Jadwal Kuliah
Folder Dokumen Diri
Folder Pekerjaan (jika sambil bekerja)
Folder Campuran
Dan lain-lain (sesuai kebutuhan dan selera)

Berikut contoh rincian masing-masing isi folder tersebut:

1. Folder Mata Kuliah

Folder Semester 1
Folder Semester 2
Folder Semester 3
Folder Semester 4
Folder Semester 5
Folder Semester 6
Folder Semester 7
Dst (sesuai kebutuhan)

Setiap “Folder Semester” berisi kumpulan sub folder Mata Kuliah (MK), semisal:

Folder MK A
Folder MK B
Folder MK C
Folder MK D
Folder MK E
Folder MK F
Folder MK G
(sesuai jumlah MK tiap semesternya)

Setiap “Folder MK (Mata Kuliah)” berisi sub-sub folder, misalnya:

Folder Kontrak Kuliah (isinya RPS, kontrak kuliah, dan sejenisnya).
Folder Materi Kuliah (isinya ebook, jurnal, artikel, PPT, dll).
Folder Tugas Kuliah (isinya tugas-tugas kelompok, tugas individu, tugas UTS, tugas UAS, dll).
Dll (sesuai kebutuhan).

2. Folder Magang (PLP/Lainnya)

Folder ini berisi kumpulan berkas file yang berkaitan dengan pengalaman Magang (misal 1-6 bulan). Sebagai contoh berisi berkas tentang proposal kegiatan, surat-surat perizinan, rancangan kegiatan, laporan kegiatan, luaran kegiatan, dan lain-lain. Untuk arsip foto-foto dan video Magang bisa dimasukkan di sini atau bisa juga disatukan dalam Folder Foto-Foto.

3. Folder KKN

Sama halnya dengan Folder Magang, Folder KKN berisi kumpulan berkas berkaitan dengan pengalaman KKN (45 hari). Sebagai contoh berkas proposal KKN, surat-surat perizinan, berbagai program kerja, laporan KKN, dan luaran KKN. Untuk arsip foto-foto dan video KKN bisa dimasukkan di sini atau bisa juga disatukan dalam Folder Foto-Foto.

4. Folder Karya Tulis

Meski namanya Karya Tulis, folder ini bisa berisi kumpulan arsip file berbagai karya baik karya tulis, karya visual, karya audiovisual, atau lainnya yang dihasilkan selama kuliah. Sebagai contoh:

File Artikel Ilmiah – Lomba A tanggal 15 Maret 2022
File Artikel Ilmiah – Lomba B tanggal 5 Juni 2022
File Poster Kreatif – Lomba C tanggal 8 Januari 2023
File Artikel Ilmiah – Lomba D tanggal 25 April 2024
File Video Inspiratif – Lomba E tanggal 28 Mei 2024
File Artikel Jurnal Sinta 5 – Terbit Oktober 2024
File Artikel Jurnal Sinta 4 – Terbit Maret 2025
File Chapter Buku (Bunga Rampai) – Terbit Desember 2025
Dll (sesuai jumlah karya yang dimiliki)

5. Folder Organisasi

Berisi kumpulan folder dan file yang berkaitan selama mengikuti kegiatan organisasi. Foto-foto kegiatan saat ikut organisasi bisa disimpan rapi di sini atau disatukan dengan Folder Foto-Foto. Tiap kegiatan sebaiknya dibuatkan folder sendiri-sendiri. Pemfolderan di Bidang Organisasi misalnya:

Folder BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa)
Folder LPM (Lembaga Pers Mahasiswa)
Folder HMP (Himpunan Mahasiswa Prodi)
Dll (sesuai yang diikuti)

Catatan:

Untuk Pengarsipan di lingkungan Organisasi/Unit Kegiatan Mahasiswa, folder arsip bisa dibuat berdasarkan Bidang-Bidang yang ada. Tiap Folder Bidang bisa dibuat sub-sub folder sesuai jenis atau nama kegiatan yang telah dilakukan. Berikut contoh sederhananya:

Folder Bidang Akademik
Folder Bidang Pengkaderan
Folder Bidang Medistik
Folder Bidang Sekretaris
Folder Bidang Bendahara
Folder Bidang Minat dan Bakat
Dll (sesuai jumlah bidang yang ada)

Setiap kepemimpinan organisasi menyeleksi “arsip-arsip penting semua bidang” untuk diwariskan kepada generasi berikutnya. Generasi berikut juga harus mewariskan arsip-arsip penting organisasi untuk generasi berikutnya, demikian seterusnya. Sehingga organisasi kampus akan memiliki “kumpulan arsip lintas kepemimpinan”. Semua arsip lintas periode kepemimpinan tersebut bisa disimpan dalam bentuk fisik dan tentunya juga dalam bentuk digital. Penyimpanan arsip terpusat ke dalam satu pangkalan yang sama (semisal disimpan di drive khusus organisasi).

Dengan memiliki arsip lintas angkatan, setiap generasi kepemimpinan organisasi bisa belajar dari proker-proker sebelumnya, mengenal nama-nama seniornya, serta bisa dengan mudah mencontoh berkas-berkas yang diperlukan dalam menunjang keberjalanan organisasi. Berikut contoh pembuatan folder untuk lintas kepemimpinan organisasi. Setiap Arsip Kepemimpinan berisi kumpulan Arsip Bidang seperti yang sudah penulis contohkan di atas.

Arsip Kepemimpinan A (2016-2017)
Arsip Kepemimpinan B (2017-2018)
Arsip Kepemimpinan C (2018-2019)
Arsip Kepemimpinan D (2020-2021)
Arsip Kepemimpinan E (2021-2022)
Arsip Kepemimpinan F (2022-2023)
Arsip Kepemimpinan G (2023-2024)
Arsip Kepemimpinan H (2024-2025)
Dan seterusnya

6. Folder Foto-Foto

Foto Kuliah di Kelas
Foto Kuliah Tamu
Foto Kegiatan Seminar
Foto Magang/PLP/Lainnya
Foto Kunjungan Studi ke Sekolah
Foto KKN
Foto KKL
Foto Micro Teaching
Foto Organisasi
Foto Jalan-Jalan Bersama Teman
Foto-Foto Wisuda
Dll (sesuai kebutuhan)

7. Folder Skripsi

Berisi riwayat file-file yang pernah dibuat, direvisi, dan digunakan selama penyusunan skripsi. Sebagai misal dibuat menjadi 3 Folder yaitu:

a. Folder Foto-Foto Penelitian (Isinya kumpulan foto-foto selama terjun ke lapangan saat melakukan penelitian.

b. Folder Surat Izin Penelitian (Isinya kumpulan surat-surat perizinan yang diperlukan selama melakukan penelitian dan mengurus ujian skripsi)

c. Folder Bimbingan Bab Skripsi (Isinya riwayat seluruh file selama menyusun Skripsi mulai dari pengajuan judul hingga revisi pasca ujian). Berikut contohnya:

File Pengajuan Judul dan Outline
File Proposal Skripsi
File Proposal Skripsi revisi ke-1
File Proposal Skripsi revisi ke-2
File Proposal Skripsi – fix/acc
File Bab I
File Bab I revisi ke-1
File Bab I revisi ke-2
File Bab I revisi ke-3
File Bab I – fix/acc
File Bab II
File Bab II revisi ke-1
File Bab II revisi ke-2
File Bab II – fix/acc
File Bab III
File Bab III revisi ke-1
File Bab III revisi ke-2
File Bab III – fix/acc
File Bab IV
File Bab IV revisi ke-1
File Bab IV revisi ke-2
File Bab IV revisi ke-3
File Bab IV revisi ke-4
File Bab IV – fix/acc
File Bab V
File Bab V revisi ke-1
File Bab V – fix/acc
File Totalan
File Totalan revisi ke-1
File Totalan – fix/acc
File Draft Artikel Jurnal
File Draft Artikel Jurnal revisi ke-1
File Draft Artikel Jurnal – fix/acc
File Skripsi Revisi Pasca Ujian
File Skripsi Revisi Pasca Ujian revisi ke-1
File Skripsi Revisi Pasca Ujian revisi ke-2
File Skripsi Revisi Pasca Ujian – Final/ACC

8. Folder Musik dan Film

Berisi kumpulan musik (lagu, instrumen) yang biasa didengarkan dan film-film yang disukai (ditonton). Di waktu senggang, mahasiswa biasanya sambil mendengarkan musik atau menonton film kesukaan untuk mengilangkan penat di tengah padatnya jadwal dan tugas kuliah. Untuk itu perlu dibuat 2 Folder yakni Folder Musik dan Folder Film. Folder Musik bisa berisi sub-sub folder musik sesuai jenis genre atau nama penyanyi/bandnya. Begitu juga dengan Folder Film juga bisa dikategorisasikan sesuai genrenya.

9. Folder KRS, KHS dan Jadwal Kuliah

Berisi kumpulan berkas-berkas digital yang rutin diurus tiap semester yakni berkas KRS (Kartu Rencana Studi), KHS (Kartu Hasil Studi), Jadwal Kuliah, berkas-berkas syarat mengurus beasiswa, dan sejenisnya.

10. Folder Dokumen Diri

Berisi kumpulan berkas yang berkaitan dengan data-data identitas diri yang biasanya diperlukan untuk mengurus keperluan kuliah. Sebagai contoh scan KTP, scan ijazah, scan transkip nilai, scan foto formal, scan KK, scan sertifikat-sertifikat kompetensi, dll.

11. Folder Pekerjaan

Berisi kumpulan folder atau file yang berkaitan dengan pekerjaan sampingan selama kuliah (jika ada).

12. Folder Campuran

Berisi kumpulan file yang beraneka macam dan bersifat tunggal-kecil (tidak layak untuk dijadikan folder tersendiri sehingga dicampur).

Catatan Akhir: Secara berkala (setidaknya setiap 1 semester sekali yakni di akhir semester) arsip-arsip penting perlu disimpan di “Drive” untuk antisipasi jika sewaktu-waktu kejadian buruk terjadi seperti Laptop/HP rusak atau hilang.