STRUKTUR BANGUNAN DAN TATA KELOLA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah juga memiliki sejarahnya yang cukup panjang dan signifikan dalam pengembangan dan pengelolaan arsip se-wilayah Jawa Tengah. Berikut sejarah berdasarkan periode waktu:

1. Periode Awal

a. Masa Kolonial Belanda

Meskipun dalam bentuk yang sangat sederhana dan terbatas, pengelolaan arsip di Jawa Tengah sudah mulai diberlakukan pada masa kolonial Belanda. Dokumen-dokumen pemerintahan dan perdagangan, serta catatan tanah dan administrasi kolonial biasanya terdapat dalam arsip ini.

b. Pasca Kemerdekaan

Arsip masih sederhana dan dilakukan secara manual pada awal kemerdekaan. Pemerintah Indonesia memiliki banyak arsip peninggalan Belanda. Karena pemerintah terkonsentrasi pada stabilitas ekonomi dan politik, pengelolaan arsip masih belum menjadi prioritas utama. Kebutuhan akan arsip yang lebih terorganisir dan teratur meningkat setelah Indonesia memperoleh kemerdekaannya pada tahun 1945. Pada saat ini, ada banyak dokumen penting yang perlu dikelola dengan baik untuk keperluan pemerintahan negara yang baru saja mendapat kemerdekaan.

2. Pembentukan Lembaga Kearsipan

a. Tahun 1970-an

Pemerintah Indonesia mulai menyadari pentingnya manajemen arsip yang baik pada tahun 1970-an. Di tingkat pusat, dibentuk lembaga untuk mengelola arsip negara. Di tingkat daerah, juga ada upaya untuk membentuk lembaga serupa, termasuk di Jawa Tengah.

b. Pembentukan Dinas Kearsipan Daerah

Dinas Kearsipan Daerah Jawa Tengah didirikan pada tahun 1976 dengan keputusan gubernur Jawa Tengah. Lembaga memiliki tugas utama untuk mengelola, menyimpan, dan merawat arsip-arsip penting milik pemerintah daerah Jawa Tengah. Pembentukan ini merupakan langkah awal menuju pengelolaan arsip yang lebih profesional dan terstruktur. Arsip penting pemerintah daerah Jawa Tengah dikelola, disimpan, dan dirawat oleh lembaga ini.

3. Pengembangan dan Modernisasi

Dinas Kearsipan Jawa Tengah mengalami banyak perubahan dari tahun 1980-an hingga 2000-an. Teknologi baru dalam pengelolaan arsip, seperti penggunaan komputer untuk menyimpan data arsip, dan fasilitas penyimpanan arsip, telah ditingkatkan untuk memastikan bahwa dokumen penting tetap aman dan terjaga kelestariannya.

Memasuki era komputer dan internet, untuk memudahkan akses dan pelestarian arsip dalam jangka panjang, Dinas Kearsipan Jawa Tengah mulai menggunakan sistem pengelolaan arsip berbasis digital. Dinas Kearsipan Jawa Tengah juga semakin berkonsentrasi pada pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. Proses digitalisasi terus berlanjut, dan masyarakat mulai mendapatkan akses ke arsip melalui internet.

4. Tugas dan Fungsi

Dinas Kearsipan Jawa Tengah memiliki beberapa tugas dan fungsi utama, antara lain:

Struktur bangunan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terdiri dari beberapa gedung dengan fungsi dan ukuran yang berbeda-beda, yang semuanya berdiri di atas lahan seluas 18.107 M² di Jalan Setiabudi No. 201 C Srondol, Semarang. Berikut adalah penjelasan tentang struktur masing-masing bangunan.

1. Depot Arsip Statis

a. Jumlah Lantai: 4 lantai

b. Luas Bangunan: 2.500 M²

c. Fungsi: Gedung ini dirancang khusus untuk menyimpan arsip-arsip statis yang memiliki nilai sejarah dan administrasi penting bagi Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Arsip-arsip yang disimpan di sini adalah dokumen-dokumen yang sudah tidak aktif namun masih memiliki nilai penting untuk referensi di masa depan. Struktur bangunan ini dilengkapi dengan sistem keamanan dan pengelolaan arsip yang canggih untuk menjaga kelestarian dokumen-dokumen berharga tersebut.

2. Gedung Perkantoran

a. Jumlah Lantai: 4 lantai

b. Luas Bangunan: 2.366 M²

c. Fungsi: Gedung ini berfungsi sebagai pusat administrasi dan manajemen bagi seluruh kegiatan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. Di dalamnya terdapat ruang-ruang kerja untuk pegawai, ruang rapat, serta fasilitas penunjang lainnya yang mendukung operasional dinas. Desain bangunan ini modern dan efisien, menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan produktif bagi para pegawai.

3. Depot Arsip Inaktif

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Jawa Tengah berada di area yang tergolong strategis dari pusat Kota Semarang. Bangunan pusatnya beralamat di Jl. Dr Setiabudi No. 201C, Srondol, Semarang. Untuk bangunan perpustakaan berada di Jl. Sriwijaya No. 29A, Semarang. Pengelolaan tempat arsip dibedakan menjadi tiga bagian, di antaranya sebagai berikut.

1. Depo arsip statis

Depo ini merupakan tempat pengelolaan bagi arsip statis, seperti arsip kesejarahan dan dokumen pemerintahan. Sistem pengelolaan arsip statis menggunakan pola kartu kendali baru yang memungkinkan penempatan arsip secara sistematis dan efisien. Sistem ini memungkinkan arsip dapat ditemukan dengan cepat ketika diperlukan, baik untuk kepentingan internal maupun untuk layanan informasi publik.

Selain hal di atas, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah juga memanfaatkan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip statis secara elektronik. Jaringan Informasi Kearsipan Statis (JIKS) merupakan upaya untuk menyediakan akses online terhadap arsip-arsip tersebut dan memberikan kemudahan bagi pengguna dalam mencari dan menggunakan informasi yang dibutuhkan. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, jika dikelola dengan baik tidak hanya dapat berfungsi sebagai sumber informasi yang berharga. Akan tetapi juga sebagai alat untuk melestarikan sejarah dan budaya daerah. Hal ini akan memungkinkan generasi mendatang untuk mengakses dan belajar tentang warisan sejarah Jawa Tengah yang kaya.

2. Depo arsip dinamis

Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara real-time oleh pengguna dan akan dipakai dalam kurun waktu tertentu. Pada depo ini digunakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD). Sistem berbasis online ini dirancang untuk mempermudah pengelolaan arsip dinamis secara efektif dan efisien. SIKD memungkinkan penyimpanan, pencarian, dan pengelolaan arsip secara elektronik, sehingga akses dan pemeliharaan arsip menjadi lebih mudah.

3. Depo Perkantoran

Pada depo ini terdapat perkantoran bagi karyawan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Pengelolaan dalam depo ini dilakukan oleh karyawan, mulai dari arsip hingga perpustakaan. Arsip di depo perkantoran ini menggunakan sistem manajemen yang canggih. Sistem ini memungkinkan penataan arsip secara teratur dan efisien, sehingga arsip dapat ditemukan dengan cepat saat diperlukan. Selain itu, teknologi informasi juga diterapkan untuk mengelola arsip secara elektronik, yang memudahkan akses dan pencarian arsip.

Depo perkantoran ini juga berperan sebagai pusat layanan informasi untuk masyarakat. Layanan yang disediakan meliputi peminjaman bahan pustaka, layanan referensi, dan bimbingan pengguna. Dengan memberikan layanan yang ramah dan profesional, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berupaya memenuhi kebutuhan informasi masyarakat.

Fasilitas pada depo ini mendukung administrasi dan operasional para karyawan yang bekerja. Dengan teknologi yang mulai modern, para karyawan didukung dengan pelatihan keterampilan dan pengetahuan. Oleh karena itu pelayanan kepada masyarakat lebih terjamin dan cepat.

Selanjutnya pengelolaan pada bagian Perpustakaan Disarpus Jawa Tengah terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut.

1. Koleksi

Perkembangan koleksi dikategorikan dalam beberapa pilihan di website yang telah disediakan yakni Pustaka Jateng Gayeng atau Pujangga. Koleksi yang ada dalam website tersebut merupakan berbagai dokumen bahkan buku lawas berkisar terbit tahun 1715-2007. Untuk koleksi buku dan dokumen kesejarahan dijabarkan sebagai berikut.

1) Koleksi digital

Terdapat 14 judul koleksi digital yang tersedia. Beberapa di antaranya tidak terdeteksi penulisnya, seperti buku Alih Huruf Serat Tasawuf (Kitab Ummul Brahien), Serat Pangetanperang Sepehi, Babad Dipa Nagara, dan Babadipun Tanah Jawa. Adapula yang dapat dikenali penulisnya, seperti buku Alih Serat Huruf Panitibaya oleh Sri Joko Hidayat, Alih Serat Huruf Sana-sunu oleh Mulyo Hutomo, Alih Serat Huruf Ambiya oleh Djayengsusorno, Life in Java: with sketches of the Javanese oleh D’almeida dan William Barrington, Some notes on Java and its administration by the Dutch oleh Henry Scott Boys, Polarizing Javanese society: Islamic and other visions (c. 1830-1930) oleh Ricklefs, Serat Maladihening oleh Panembahan Senapati, dan Hikayat Tanah Hindia oleh Biegman.

2) Buku Langka

Terdapat 163 buku langka yang tersedia di website Pujangga tersebut. Buku-buku kuno tersebut tidak semuanya dikenali pengarangnya, contoh buku Narpawawandawa Surakarta mengenai perayaan ulang tahun Pakubuwono X yang ke-64 tahun. Selanjutnya buku yang sering digunakan dan didengar oleh masyarakat seperti Serat Centhini oleh PB X dan Serat Pararaton oleh R.M. Mangkudimeja.

3) Penelitian/Naskah

Pada kategori ini terdapat 217 judul naskah yang tersedia di katalog website Pujangga. Sebagian besar naskah tersebut mengenai alih aksara atau serat. Alih aksara merupakan naskah yang berisi gubahan bahasa atau kalimat per kalimat dalam naskah bahkan buku kuno.

4) Naskah Kuno

Pada kategori ini terdapat sebaran berdasarkan lokasi naskah kuno yang ada dalam katalog website Pujangga. Di antaranya seperti Kota Semarang tersedia 44 judul naskah, Kabupaten Demak 29 judul naskah, Kabupaten Pati 7 judul naskah, Kabupaten Rembang 24 judul naskah, Kabupaten Kendal 13 judul naskah, Kabupaten Temanggung 27 judul naskah, Kabupaten Klaten 27 judul naskah, Kabupaten Wonosobo 218 judul naskah, dan Kabupaten Purworejo 4 judul naskah.

2. Akses Sumber Digital

Dalam akses sumber, aksesibilitas yang disediakan yakni berupa bentuk fisik maupun online. Dapat diakses dari beberapa website, di antaranya seperti Pustaka Jateng Gayeng (Pujangga) dan Sistem Informasi Kearsipan Statis Jawa Tengah (SIKS).

Portal Pujangga merupakan singkatan dari Pustaka Jateng Gayeng, adalah koleksi perpustakaan dan repositori koleksi digital. Portal ini mencakup naskah kuno, buku langka, surat kabar langka, foto langka, serta koleksi konten lokal khas Jawa Tengah lainnya. Portal ini dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dan dikelola oleh Seksi Deposit dan Pelestarian Bahan Perpustakaan di bawah Bidang Pengelolaan Perpustakaan. Pada website Pujangga tersedia 419 judul buku, dokumen, dan naskah kuno yang dapat diakses.

Selain website di atas, terdapat website Jaringan Informasi Kearsipan Statis (SIKS) adalah sistem yang dikembangkan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah untuk menyediakan akses dan layanan Arsip Statis kepada publik. Sistem ini mendukung kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, dan ilmu pengetahuan demi kesejahteraan masyarakat sesuai dengan kaidah kearsipan untuk kemaslahatan bangsa. Pada website SIKS terdapat beragam jenis sumber arsip dari pencipta arsip, seperti lembaga pemerintahan dan fasilitas kemasyarakatan ataupun perusahaan; Rumah Sakit dan pabrik. Lembaga arsip di Jawa Tengah yang tersedia di katalog website seperti berikut.

1) Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sragen

2) Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten

3) Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang

4) Dinas Kearsipan Kabupaten Wonogiri

5) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Banjarnegara

6) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Banyumas

7) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Batang

8) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Boyolali

9) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Brebes

10) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cilacap

11) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Grobogan

12) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Jepara

13) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karanganyar

14) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen

15) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal

16) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kudus

17) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pati

18) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pekalongan

19) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pemalang

20) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purbalingga

21) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purworejo

22) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Rembang

23) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Semarang

24) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sukoharjo

25) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tegal

26) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Temanggung

27) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Wonosobo

28) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Magelang

29) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pekalongan

30) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Surakarta

31) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Tegal

32) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Prov. Jateng

33) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

34) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Blora

35) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak

36) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Magelang

37) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga

Terdapat struktur organisasi dalam Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Jawa Tengah. Tugas dan wewenang struktur organisasi tersebut dijabarkan sebagai berikut.

1. Kepala Dinas

Bertanggung jawab atas keseluruhan pengoperasian dan pengelolaan Layanan Arsip dan Perpustakaan. Bagian ini mengawasi pelaksanaan kebijakan, program, dan kegiatan yang berkaitan dengan kearsipan dan perpustakaan di negara bagian.

2. Sekretariat

Mendukung manajemen dan pengoperasian layanan. Sekretariat mengelola keuangan, personalia, peralatan, dan urusan umum lainnya.

3. Bidang Pembinaan, Pengembangan, dan Pengawasan Kearsipan

Menyusun kebijakan dan program pengembangan arsip. Departemen ini juga memantau penerapan standar kearsipan di berbagai lembaga pemerintah dan swasta serta memberikan nasihat teknis dan pelatihan terkait kearsipan.

4. Bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip

Bertanggung jawab mengelola arsip dinamis dan statis. Bidang ini memastikan bahwa catatan Anda disimpan dengan benar, terorganisir, dan mudah diakses. Begitupun memelihara arsip untuk menyimpan status kesehatan Anda dan informasi di dalamnya.

5. Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip

Memberikan pelayanan akses arsip kepada masyarakat dan instansi yang memerlukan. Bidang ini juga mengembangkan program untuk menggunakan arsip untuk penelitian, pendidikan, dan tujuan lainnya.

6. Bidang Perpustakaan

Pengelolaan koleksi perpustakaan, meliputi koleksi, katalogisasi, dan klasifikasi bahan perpustakaan. Pada area bidang ini juga bertanggung jawab atas peminjaman, referensi dan saran kepada pengguna perpustakaan.

7. Bidang Pengembangan Perpustakaan

Mengembangkan program dan kebijakan untuk meningkatkan layanan perpustakaan. Bidang ini juga melakukan penelitian dan pengembangan untuk meningkatkan kualitas dan aksesibilitas perpustakaan di negara bagian.

Struktur organisasi tersebut digambarkan dalam bagan di bawah berikut.

Dinas kearsipan dan perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terbagi kedalam beberapa area yang berbeda yaitu bangunan pusatnya beralamat di Jl. Dr Setiabudi No. 201C, Srondol, Semarang. Untuk bangunan perpustakaan berada di Jl. Sriwijaya No. 29A, Semarang. Salah satu hal yang dapat disoroti dalam pengelolaan Tata ruang di Dinas kearsipan dan perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah penataan dalam area Depo Arsip Statis.

Depo Arsip statis sendiri adalah tempat penyimpan dari arsip statis. Arsip statis itu sendiri adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. (Tanpa Penulis, Arsip Nasional Republik Indonesia, diakses pada 29 Juli pukul 22.14 WIB). dalam penataan ruang di Depo Arsip Statis menggunakan rotary filing sysrem, yaitu dengan meyimpan dokumen dengan sistem berputar. Dengan kapasitas yang besar memungkinkan arsip dapat tersusun dengan rapih dan tidak memakan tempat. Selain itu penataan ruang dengan memperhatikan ventilasi udara dan sinar cahaya matahari juga ikut menjadi perhatian untuk menjaga kelembaban ruangan dan melindungi koleksi arsip yang rapuh dari kerusahakan.

Penjelasan diatas menunjukan bahwa Dinas Kearsipan dan Perpusatakaan Provinsi Jawa Tengah telah melakukan kontrol lingkungan untuk menjaga koleksi tetap terawat. Selain kontrol lingkungan dan sistem penyimpanan, Depo Arsip Statis juga permukaan lantai yang baik, dan serta pembatasan jumlah jendela dan pintu. Depo Arsip Statis hanya memiliki satu jalan masuk dan keluar melalui pintu besi yang terkunci dengan rapat. Hal ini diterapkan untuk memastikan keamanan dari arsip dapat terjamin, Selain itu Depo Arsip Statis juga menghindari penggunaan atap berbahan kaca agar sinar matahari tidak dapat masuk ke dalam ruangan. Selanjutnya ruangan Depo Arsip Statis berada di gedung yang terpisah dengan Depo Perkantoran Dinas Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

Pada Depo Perkantoran, penataan diarahkan untuk efektifitas dan efisiensi bagi para staff Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Jawa Tengah agar dapat bertugas dengan baik. pada Depo Perkantoran, terbagi kedalam 4 lantai dimana lantai 1 berfungsi sebagai ruang penerimaan tamu serta terdapat juga ruang baca bagi para pengunjung yang berkunjung untuk mengkaji arsip arsip yang ada. lantai 2 dan 4 berfungsi sebagai area perkantoran bagi para staff. Pada lantai 3 terdapat aula pertemuan yang sering digunakan untuk pertemuan rapat, penerimaan kunjungan dari instansi terkait, dan acara seremonial lainnya. Dilengkapi dengan kursi dengan kapasitas sekitar 100 orang serta proyektor dan sound system. Ruang Aula ini sangat nyaman untuk digunakan sebagai ruang pertemuan dengan fasilitas yang cukup lengkap dan dapat mengakomodasi berbagai macam pertemuan.